Case 01
Van 30 minuten naar 3 minuten per offerte
Trainingsbureau · 2026
Het probleem
Een trainingsbureau dat ik al jaren ken kwam met een terugkerend probleem: ze waren elke week uren kwijt aan offertes typen. Klant belt → notities → terug naar kantoor → opmaak in Word → versturen. Dertig tot vijfenveertig minuten per offerte, en ze maakten er soms vier per dag.
De vraag
"Kan dit niet sneller?" Maar wel met behoud van de persoonlijke toon, hun bestaande sjabloon, en een reviewmoment voor verzending. Geen black box waar offertes ongezien de deur uit gaan.
Wat ik bouwde
Ze hoeven nu alleen nog de kern uit te spreken — "training agressiepreventie voor 12 medewerkers gemeente Den Haag, halve dag". Het systeem doet de rest:
- →Voicememo of kant-en-klare transcriptie aanleveren via e-mail, Signal of Telegram
- →AI zet de input om in gestructureerde offerte-data
- →Word-document gegenereerd vanuit hun eigen sjabloon
- →Binnen één minuut een concept-offerte terug per e-mail — in hun eigen huisstijl én tone of voice
- →Webinterface voor review en aanpassingen
- →Eén klik om als PDF naar de klant te sturen
Het resultaat
Van 30 minuten naar 3 minuten per offerte. Volledige controle behouden — ze reviewen elke offerte voor verzending. Maar het belangrijkste hoorde ik na twee weken:
"We hebben nu tijd om eindelijk goed na te denken over de inhoud van onze trainingen, niet over de offertes."